Tietosuojaseloste

QData Oy (Y-tunnus 3117750-3), Kuubankatu 3 C 47, 00220 Helsinki.

Tietosuoja-asioissa: tuki@perintopolku.fi, puh. 040 085 1192. Yhteyshenkilö on Sami Pennanen.

Palvelulle ei ole nimetty tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaista tietosuojavastaavaa, koska nimeämisvelvollisuuden edellytykset eivät täyty: kyse ei ole viranomaisen toiminnasta, laajamittaisesta rekisteröityjen säännöllisestä ja järjestelmällisestä seurannasta eikä laajamittaisesta erityisten henkilötietoryhmien käsittelystä.

• palvelun käyttäjiä, eli kuolinpesän omistajia ja kuolinpesään kutsuttuja
• henkilöitä, joiden tietoja käyttäjä tallentaa kuolinpesään: muita perillisiä ja osakkaita, heidän edustajiaan, allekirjoittajia ja perunkirjoituskutsujen vastaanottajia
• meihin yhteyttä ottavia henkilöitä

Tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleiden henkilöiden tietoihin (asetuksen johdanto-osan 27. perustelukappale). Käsittelemme vainajan tietoja silti samoin suojakeinoin kuin muita tietoja, koska niistä voi ilmetä myös elävien henkilöiden tietoja.

Tilitiedot: sähköpostiosoite sekä nimi, puhelinnumero ja profiilikuva, jos annat ne; salasanan tiiviste (ei itse salasanaa); kaksivaiheisen tunnistautumisen tapa ja siihen tarvittava salainen avain; ilmoitusasetukset ja suostumuksesi tuotepäivitysviesteihin; viimeisin kirjautumisaika, epäonnistuneet kirjautumisyritykset ja mahdollinen tilapäinen lukitus.

Kuolinpesän tiedot, jotka tallennat palveluun: vainajan nimi, kuolinpäivä ja kotikunta; perillisten ja osakkaiden nimet, henkilötunnukset, osoitteet, sukulaisuussuhteet ja osuudet sekä tieto alaikäisyydestä tai edunvalvonnasta ja edustajan nimi; omaisuus- ja velkatiedot, myös lesken omat varat ja velat; tehtävät, muistiinpanot sekä omat asiakirja- ja viestipohjat; ladatut asiakirjat ja kuitit; perunkirjoituskutsujen vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet sekä tilaisuuden aika ja paikka; allekirjoituspyyntöjen allekirjoittajien nimet, sähköpostiosoitteet ja allekirjoitusten tila; sukuselvitysten tilausvaiheet; kuolinpesäassistentin kysymyksiin annetut kyllä/ei-vastaukset.

Perintöhuone (kuolinpesän yhteinen keskustelu): viestit ja niiden liitteet, maininnat, kyselyt ja äänet, tapahtumaehdotukset ja vastaukset, lukukuittaukset sekä tieto siitä, kuka on paikalla.

Maksutiedot: ostettu tuote, summa, ajankohta, maksun viitetunnus ja kuittilinkki. Kortti- ja pankkitiedot käsittelee maksupalvelu Stripe, emmekä näe niitä.

Ehtojen hyväksyntä: milloin hyväksyit käyttöehdot ja mikä ehtoversio oli silloin voimassa (kuolinpesän luonti, kuolinpesään liittyminen ja ostot) sekä ostoksen yhteydessä esittämäsi pyyntö palvelun käyttöönotosta heti.

Yhteydenotot ja peruutukset: yhteydenottolomakkeella ja tukiosoitteeseen lähetetyt viestit ja vastausosoite, kuolinpesäassistentista annettu palaute sekä peruutusilmoitukset (nimi, sähköpostiosoite, peruutettava ostos ja lähetysaika).

Tekniset ja tietoturvatiedot: loki siitä, kuka on avannut tai ladannut kuolinpesän asiakirjoja ja pohjia; loki kutsuttujen poistamisesta; ylläpidon toimenpiteiden loki; virheloki; sekä IP-osoitteesta tiivistämällä muodostettu tunniste kuormituksen ja väärinkäytösten rajoittamiseen. Palvelun suoritusympäristö käsittelee lisäksi pyyntöjen teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, palvelun toimittamiseksi ja suojaamiseksi.

Kuolinpesäassistentti toimii palvelun omalla tietopankilla: kysymyksiä ei välitetä ulkopuolisille tekoälypalveluille, eikä keskusteluhistoriaa tallenneta palvelimelle.

• Palvelun tarjoaminen (tili, kirjautuminen, kaksivaiheinen tunnistautuminen, kuolinpesän toiminnot, ostot ja palvelua koskevat ilmoitukset, kuten säilytysaikamuistutukset): sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Muiden henkilöiden ja vainajan tietojen käsittely kuolinpesän hoitamiseksi: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Kuolinpesän osakkaalla on oikeutettu etu käyttää digitaalista työkalua perunkirjoituksen ja perinnönjaon valmisteluun, mikä edellyttää myös muiden osakkaiden ja vainajan tietojen käsittelyä siinä laajuudessa kuin asioiden hoitaminen vaatii. Olemme arvioineet, ettei tämä etu syrjäytä rekisteröityjen etuja tai perusoikeuksia, koska tietoja käsitellään vain kyseisen kuolinpesän sisällä, ne näkyvät vain omistajalle ja hänen kutsumilleen, tunnistautuneille henkilöille, arkaluonteisimmat tiedot salataan ja tietoja käytetään vain kuolinpesän asioiden hoitamiseen.
• Henkilötunnukset: tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n 1 momentin 2 kohta. Perillisen yksiselitteinen yksilöinti on tärkeää hänen oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi perunkirjoituksessa ja perinnönjaossa. Henkilötunnusta ei käytetä yksinään kenenkään henkilöllisyyden tunnistamiseen.
• Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen (lokit, kirjautumisrajoitukset, varmuuskopiot): oikeutettu etu sekä tietosuoja-asetuksen 32 artiklan velvoite huolehtia tietoturvasta.
• Maksujen kirjanpito: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta, kirjanpitolaki).
• Ostovahvistukset ja peruutusilmoitusten käsittely: lakisääteinen velvoite (kuluttajansuojalain 6 luku).
• Ehtojen hyväksynnän kirjaaminen: oikeutettu etu pystyä osoittamaan, että ehdot on hyväksytty ja ostoa koskevat tiedot annettu.
• Yhteydenottoihin vastaaminen: oikeutettu etu, tai sopimus, kun asia koskee tiliäsi tai ostostasi.
• Tuotepäivitysviestit: suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit perua suostumuksen milloin tahansa profiilisi asetuksista. Peruminen ei vaikuta sitä ennen tehtyyn käsittelyyn.

Sähköpostiosoite ja salasana ovat edellytys tilin luomiselle, ja maksun tiedot ovat edellytys ostamiselle. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta ilman niitä osa palvelun toiminnoista ei toimi.

Palvelu tuottaa tehtävälistan ja eräitä arvioita (esimerkiksi perintöveroarvion ja perintöpuun) syöttämiesi tietojen perusteella. Ne ovat informatiivisia apuvälineitä eivätkä automaattista päätöksentekoa, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia (22 artikla). Emme käytä tietoja markkinointiin, profilointiin tai tekoälymallien kouluttamiseen, emmekä myy niitä.

Kuolinpesään tietoja tallentava käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on oikeus tallentaa muiden henkilöiden tietoja, esimerkiksi asemansa kuolinpesän osakkaana tai edustajana perusteella tai muiden osakkaiden luvalla. Tarkempi vastuunjako on käyttöehdoissa.

Nämä tiedot saadaan palvelun käyttäjältä. Emme yleensä saa näiden henkilöiden yhteystietoja emmekä voi luotettavasti tunnistaa heitä, joten emme ilmoita käsittelystä heille erikseen: se vaatisi kohtuutonta vaivaa ja edellyttäisi lisätietojen keräämistä heistä (tietosuoja-asetuksen 14 artiklan 5 kohdan b alakohta). Tämä seloste on julkisesti saatavilla, ja suosittelemme, että käyttäjä kertoo palvelun käytöstä muille osakkaille.

Kuolinpesään kutsutut käyttäjät näkevät ne kuolinpesän osa-alueet, jotka omistaja on heille avannut. Viranomaisille luovutamme tietoja vain, jos laki sitä edellyttää. Emme myy tai luovuta tietoja markkinointiin.

Käytämme seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Vercel Inc. (Yhdysvallat): palvelun suoritusympäristö. Palvelinlogiikka ajetaan Dublinissa, Irlannissa. Vercelin sisällönjakeluverkko käsittelee pyynnöt käyttäjää lähimmässä konesalissa.
• Supabase Inc. (Yhdysvallat): tietokanta, joka sijaitsee Irlannissa.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg): ladattujen asiakirjojen, profiilikuvien ja varmuuskopioiden tallennus Tukholmassa, Ruotsissa, sekä kuittien tekstintunnistus (Textract) Irlannissa.
• GitHub Inc. (Yhdysvallat): ajaa tietokannan päivittäisen varmuuskopioinnin ja säilytysaikojen mukaisen siivouksen. Tietokannan vedos käsitellään hetkellisesti GitHubin ajoympäristössä ja salataan ennen tallennusta.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanti): maksujen käsittely. Stripelle välitetään vain maksun edellyttämät tiedot. Stripe toimii lisäksi itsenäisenä rekisterinpitäjänä esimerkiksi petosten torjunnassa ja omien lakisääteisten velvoitteidensa osalta.
• Resend (Plus Five Five, Inc., Yhdysvallat): sähköpostien lähettäminen (esimerkiksi vahvistuskoodit, ilmoitukset, muistutukset ja kutsut) sekä tukiosoitteeseen saapuvien viestien vastaanotto.
• Bink Technologies Oy (Suomi): sähköinen allekirjoitus. Kun lähetät asiakirjan allekirjoitettavaksi, Binkille välitetään asiakirja sekä allekirjoittajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Allekirjoitus tehdään vahvalla tunnistautumisella. Käsittely tapahtuu Frankfurtissa, Saksassa. Tietoja välitetään vain, jos käytät allekirjoitustoimintoa.

Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Tiedot säilytetään EU:ssa, mutta useimmat käsittelijöistämme ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä tai niiden eurooppalaisia tytäryhtiöitä, joten tietoja voidaan käsitellä tai niihin voidaan päästä käsiksi Yhdysvalloista esimerkiksi tuki- ja ylläpitotehtävissä. Siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja, jos vastaanottaja on sertifioitunut, EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (komission päätös 10.7.2023). Saat lisätietoja suojatoimista osoitteesta tuki@perintopolku.fi.

Kuolinpesät. Kuolinpesän tiedot säilytetään niin kauan kuin kuolinpesää käytetään. Kun kuolinpesää ei ole käytetty 3 kuukauteen (Pro: 6 kuukauteen, Premium: 12 kuukauteen) tai kun se merkitään valmiiksi, alkaa samanpituinen poistoaika. Poistoajan aikana lähetämme omistajalle ja kutsutuille muistutuksen noin kuukautta, kahta viikkoa, viikkoa ja päivää ennen poistoa, eikä kuolinpesää poisteta ennen viimeistä muistutusta. Käytöksi lasketaan tehtävien, omaisuuden ja omien pohjien lisääminen tai muokkaaminen sekä asiakirjojen ja pohjien tallentaminen, avaaminen ja lataaminen. Pelkkä sivun avaaminen ei riitä. Kuolinpesä, jota ei ole sidottu salasanalla suojattuun tiliin, poistetaan viimeistään 6 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen. PerintöPolku Arkisto -tilauksen voimassa ollessa kuolinpesää ei poisteta. Säilytysajat tarkistetaan ja poistot tehdään automaattisesti päivittäin.

Poistetut kuolinpesät. Poistettu kuolinpesä on palautettavissa 30 päivän ajan, minkä jälkeen se ja sen ladatut asiakirjat poistetaan pysyvästi. Salatut varmuuskopiot säilytetään enintään 30 päivää.

Käyttäjätili säilyy, kunnes poistat sen. Voit poistaa tilin profiilistasi, kun omistamasi kuolinpesät on ensin poistettu tai siirretty toiselle.

Maksutiedot säilytetään kirjanpitoaineistona kirjanpitolain mukaisesti: tositteet kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Ehtojen hyväksyntätiedot säilytetään tilin mukana ja poistetaan, kun tili poistetaan.

Yhteydenotot, peruutusilmoitukset ja palaute säilytetään 24 kuukautta.

Lokit. Asiakirjojen katseluloki ja Perintöhuoneen keskustelu säilyvät kuolinpesän mukana. Virheloki säilytetään 90 päivää, kirjautumis- ja väärinkäytösrajoitusten tiedot 24 tuntia sekä ylläpidon toimenpiteiden ja kutsuttujen poistojen lokit 24 kuukautta.

Arkaluonteisimmat tiedot, kuten nimet, henkilötunnukset, osoitteet, sähköpostiosoitteet, muistiinpanot ja viestit, salataan kenttäkohtaisesti AES-256-GCM-salauksella ennen tallentamista. Myös ladatut asiakirjat ja varmuuskopiot salataan. Salasanoista tallennetaan vain suojattu tiiviste. Yhteys palveluun on aina TLS-salattu, ja HSTS-otsake pakottaa salatun yhteyden.

Kutsulla kuolinpesään liittyminen ja kaikki maksulliset ostot edellyttävät kirjautumista ja kaksivaiheista tunnistautumista. Kutsutut näkevät vain heille avatut osa-alueet. QData Oy:n valtuutetulla henkilöstöllä on rajattu pääsy ylläpitoon palvelun toiminnan, tietoturvan ja asiakastuen varmistamiseksi. Pääsy edellyttää vahvaa tunnistautumista, ja ylläpidon toimenpiteet kirjataan lokiin.

Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin henkilöiden oikeuksille, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa ja, jos riski on korkea, myös niille, joita loukkaus koskee.

Käytämme vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä:

• kp_uid: tunnistaa istuntosi ja sen, mitkä kuolinpesät kuuluvat sinulle. Evästeen arvo on sähköisesti allekirjoitettu, joten sitä ei voi väärentää. Voimassa 12 kuukautta.
• kp_csrf: suojaa lomakkeita väärennetyiltä pyynnöiltä. Voimassa 12 kuukautta.

Lisäksi palvelu tallentaa selaimeesi aloituskyselyn keskeneräiset vastaukset (kunnes kysely lähetetään), tiedon palvelun rajoitusten hyväksymisestä, valitsemasi näyttöteeman sekä kuolinpesäassistentin keskustelun (vain selainistunnon ajan).

Nämä ovat sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §:n mukaisesti välttämättömiä palvelun tarjoamiseksi, joten ne eivät edellytä suostumusta. Emme käytä analytiikka-, markkinointi- tai seurantaevästeitä. Maksusivulla Stripe käyttää omia evästeitään maksun turvaamiseksi.

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (sopimukseen tai suostumukseen perustuvan käsittelyn osalta) sekä perua antamasi suostumus.

Voit poistaa kuolinpesän itse sen asetuksista ja tilisi profiilistasi. Muissa pyynnöissä ota yhteyttä: tuki@perintopolku.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa; monimutkaisissa tapauksissa aikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi, jotta emme luovuta tietoja väärälle henkilölle.

Jos toinen käyttäjä on tallentanut tietojasi kuolinpesään, voit käyttää samoja oikeuksia ottamalla yhteyttä meihin. Kohdassa 4 kuvatun käsittelyn vastustaminen voi tarkoittaa, ettei kuolinpesää voida enää käsitellä palvelussa siltä osin kuin käsittely edellyttää näitä tietoja.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Päivitämme selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Olennaisista muutoksista ilmoitamme palvelussa ja rekisteröityneille käyttäjille sähköpostitse ennen muutosten voimaantuloa.