Tietosuojaseloste

Qdata Oy (Y-tunnus 3117750-3). Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä: info@qdata.fi.

Palvelun käyttäjän omat tiedot: sähköpostiosoite ja salasanan tiiviste (jos otat kirjautumisen käyttöön), kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset, evästeiden kautta muodostuva istuntotunniste.

Kuolinpesän tiedot, jotka syötät palveluun: nämä voivat koskea sinun lisäksesi vainajaa ja muita kuolinpesän osakkaita, esimerkiksi nimiä, henkilötunnuksia, sukulaisuussuhteita, omaisuus- ja velkatietoja sekä ladattuja asiakirjoja. Katso kohta 4 siitä, millä perusteella ja kenen vastuulla näitä tietoja käsitellään.

Käyttäjän omaa tiliä koskevia tietoja käsitellään palvelun tarjoamiseksi (sopimuksen täytäntöönpano) ja kirjautumisen ja kaksivaiheisen vahvistuksen toteuttamiseksi.

Muiden kuolinpesän osakkaiden ja vainajan tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 kohta f alakohta). Kuolinpesän osakkaalla on oikeutettu etu käyttää digitaalista työkalua perunkirjoituksen ja perinnönjaon valmisteluun, mikä edellyttää myös muiden osakkaiden ja vainajan tunniste- ja omaisuustietojen käsittelyä siinä laajuudessa kuin se on tarpeen näiden asioiden hoitamiseksi. Olemme arvioineet, että tämä etu ei syrjäytä rekisteröityjen etuja tai perusoikeuksia, koska tietoja käsitellään vain kyseisen kuolinpesän sisällä, tiedot ovat näkyvissä vain kuolinpesän omistajalle ja hänen erikseen kutsumilleen, kirjautuneille ja kaksivaiheisesti tunnistautuneille henkilöille, tiedot on salattu tallennettaessa, eikä tietoja käytetä mihinkään kuolinpesän asioiden hoitamisesta erilliseen tarkoitukseen.

Palveluun tietoja syöttävä käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on oikeus syöttää järjestelmään muiden henkilöiden tietoja, esimerkiksi muiden kuolinpesän osakkaiden antama suullinen tai kirjallinen lupa, tai käyttäjän asema kuolinpesän osakkaana tai edustajana. Tarkempi vastuunjako on kuvattu käyttöehdoissa.

Henkilötunnus ei ole GDPR:n tarkoittama erityinen tietoryhmä, mutta sen käsittelyyn sovelletaan kansallista tietosuojalakia, jonka mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vain kun se on käsittelyn tarkoituksen kannalta perusteltua, esimerkiksi henkilön luotettavaksi yksilöimiseksi perunkirjoitusta ja perinnönjakoa varten, kuten tässä palvelussa. Henkilötunnukset tallennetaan salattuina (ks. kohta 7).

Kuolinpesän tietoja säilytetään niin kauan kuin kuolinpesä on palvelussa aktiivinen. Kun merkitset kuolinpesän valmiiksi, tiedot säilytetään oletuksena 3 kuukautta valmistumisesta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Säilytysaikaa voi tarvittaessa pidentää. Kuolinpesän poistaminen palvelusta poistaa sen tiedot ja ladatut asiakirjat pysyvästi.

Henkilötiedot ja ladatut asiakirjat tallennetaan salattuina (AES-256-GCM). Salasanat tallennetaan vain suojattuna tiivisteenä, ei koskaan selväkielisenä. Yhteys palveluun on salattu (HTTPS). Kuolinpesän jakaminen toiselle henkilölle ja Premium-tilauksen ostaminen edellyttävät molemmat kirjautumista ja kaksivaiheista tunnistautumista. Kutsutut käyttäjät näkevät vain heille erikseen myönnetyt kuolinpesän osa-alueet, ja kuolinpesän omistaja näkee lokista, kuka on katsonut ladattuja asiakirjoja tai omia asiakirja-/viestipohjia ja milloin.

Qdata Oy:n omat, erikseen valtuutetut henkilöt voivat käyttää palvelun pääkäyttäjänäkymää. Pääsy on rajattu qdata.fi-sähköpostiosoitteisiin, ja se vaatii kirjautumisen, kaksivaiheisen vahvistuksen sekä lisäksi erillisen vahvistuksen siitä, että henkilö hallitsee kyseistä sähköpostiosoitetta.

Pääkäyttäjänäkymässä näkyy käyttäjätilien perustietoja (sähköpostiosoite, tilin luontipäivä, Premium- ja pääkäyttäjätila) sekä kuolinpesien tason tietoja: nimi, omistaja, tila, luontipäivä, tehtävien valmiusaste ja kutsuttujen käyttäjien määrä. Pääkäyttäjät eivät näe kuolinpesän varsinaista sisältöä (esimerkiksi tehtävien tekstejä, ladattuja asiakirjoja, omaisuustietoja tai henkilötunnuksia) pääkäyttäjänäkymän kautta.

Pääkäyttäjät voivat myöntää Premium-ominaisuuden veloituksetta ja kutsua uusia pääkäyttäjiä. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 kohta f alakohta): palvelun ylläpito, tietoturva ja asiakastuki edellyttävät rajattua näkyvyyttä palvelun käyttöön. Kaikki pääkäyttäjätoiminnot sekä asiakirja-/viestipohjakatselut kirjataan tapahtumalokiin, jonka pääkäyttäjät myös näkevät.

Emme myy tai jaa tietoja markkinointitarkoituksiin. Käytämme seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä) palvelun toteuttamiseksi:

• Stripe: Premium-tilauksen maksun käsittelyyn. Emme välitä Stripelle muita kuolinpesän tietoja kuin maksutapahtuman edellyttämät.
• Resend: kaksivaiheisen tunnistautumisen sähköpostilla lähetettävän vahvistuskoodin toimittamiseen. Vastaanottaa vain sähköpostiosoitteen ja vahvistuskoodin, ei muita kuolinpesän tietoja.

Molemmat toimivat myös EU/ETA-alueen ulkopuolella (Yhdysvallat), mikä on suojattu EU:n komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC).

Käytämme vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: istuntotunniste (tunnistaa selaimesi kuolinpesät) ja CSRF-suojauseväste. Emme käytä markkinointi- tai seurantaevästeitä, joten erillistä evästesuostumusta ei tarvita.

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä. Voit myös poistaa kuolinpesän kokonaan itse palvelun asetuksista. Muissa pyynnöissä ota yhteyttä: info@qdata.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun kehittyessä. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme palvelussa.